Política de Tratamiento de Datos Personales

Foodment S.A.S. BIC y Foodment Inc. (Weia)

Cómo tratamos la información de productores, compradores, aliados, financiadores, visitantes y colaboradores

Contacto para temas de datos personales:

contacto@weia.com.co

Carrera 7 # 80-49, oficina 504, Bogotá D.C.

Bogotá D.C., 26 de octubre de 2026

1. En pocas palabras

Weia es la marca con la que Foodment S.A.S. BIC financia en especie los insumos que un productor necesita para sembrar, con el respaldo de un acuerdo de compra de su cosecha, y presta servicios tecnológicos para cadenas agrícolas. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y cómo puede usted ejercer sus derechos. Aplica a Foodment S.A.S. BIC y a Foodment Inc., su sociedad matriz.

2. Quiénes somos y cómo contactarnos

2.1 Responsables del tratamiento

Esta política aplica a las dos sociedades que operan bajo la marca Weia:

Cuando en esta política decimos "Weia" o "nosotros", nos referimos a Foodment S.A.S. BIC y, respecto de las bases de datos que controla, a Foodment Inc. Si alguna de las dos sociedades cambia su denominación, por ejemplo al dejar la condición de sociedad de beneficio e interés colectivo, esta política sigue aplicando con la nueva denominación (sección 18).

2.2 Bases de datos

Estas son las bases de datos que cubre esta política:

2.3 Área de protección de datos y canales de atención

Foodment S.A.S. BIC asignó la función de protección de datos personales a su Gerencia General, y Foodment Inc. a su presidencia ejecutiva. Ambas actúan de forma coordinada como Área de Protección de Datos Personales, atienden las solicitudes sobre cualquiera de las bases de datos por los mismos canales y siguen un manual interno de procedimientos. Puede contactarla por estos medios:

Correo electrónico: contacto@weia.com.co, con el asunto "Datos personales".

Por escrito: Carrera 7 # 80-49, oficina 504, Bogotá D.C., dirigido al Área de Protección de Datos Personales.

WhatsApp: si usted se vinculó o se comunica con Weia por WhatsApp, puede presentar su solicitud por ese mismo canal; la registramos y le respondemos por el medio que nos indique.

Teléfono: +57 310 516 8375.

El procedimiento para ejercer sus derechos está en la sección 17.

2.4 Cuando Weia trata datos por cuenta de otros o junto con otros

Weia presta servicios tecnológicos a otras empresas, como plataformas de trazabilidad, de registro de operaciones o de representación digital de derechos económicos. En esos casos, Weia trata los datos personales que esas empresas le entregan como encargada del tratamiento: lo hace por cuenta de ellas, siguiendo sus instrucciones y sus políticas, bajo un contrato que lo regula, y no los usa para fines propios, salvo información efectivamente anonimizada cuando el contrato con esa empresa lo permita. Si usted es titular de esos datos, puede ejercer sus derechos ante la empresa responsable, y Weia la apoyará para responderle.

En algunos programas, Weia y el comprador de la cosecha deciden en conjunto sobre cierta información de los productores, como la de entregas, calidad y pagos del acuerdo tripartito que firman el productor, el comprador y Weia. En esos casos ambos son responsables de esa información y el acuerdo entre ellos define quién atiende cada tipo de solicitud. Usted puede presentar su solicitud ante cualquiera de los dos: quien la reciba la tramita o la traslada al otro y le informa a usted.

3. Alcance y definiciones

3.1 A quién aplica

Esta política aplica a todo tratamiento de datos personales que realicen Foodment S.A.S. BIC y Foodment Inc. en Colombia, o fuera de Colombia cuando la ley colombiana les sea aplicable, sobre estas personas, a quienes llamamos titulares:

Productores, sean personas naturales o representantes de personas jurídicas o asociaciones, y quienes se interesan en los programas sin llegar a vincularse.

Codeudores y garantes, y demás personas que firman con el productor.

Representantes, firmantes y equipos de compradores, proveedores de insumos, fabricantes, transportadores, aseguradoras, aliados y clientes de servicios tecnológicos.

Financiadores, cesionarios e inversionistas de los programas, y sus representantes.

Accionistas, inversionistas, directores y asesores de Foodment S.A.S. BIC y de Foodment Inc.

Visitantes del sitio web y usuarios de las plataformas de Weia.

Colaboradores, contratistas, practicantes y candidatos.

Participantes en reuniones, llamadas y eventos con Weia.

Los colaboradores, contratistas y encargados que traten datos por cuenta de Weia deben cumplir esta política.

3.2 Definiciones

Los términos de esta política tienen el significado que les da la ley. Para facilitar la lectura:

Término	Significado
Autorización	Consentimiento previo, expreso e informado del titular para que se traten sus datos personales. Puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, por medios físicos o electrónicos que permitan consultarla después. En ningún caso el silencio se entiende como autorización.
Aviso de privacidad	Comunicación verbal o escrita con la que informamos, al recoger los datos, quién es el responsable, para qué se usarán los datos, los derechos del titular y cómo consultar esta política.
Dato personal	Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público	El que no es semiprivado, privado ni sensible, como el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Dato semiprivado	El que no es íntimo, reservado ni público y cuyo conocimiento puede interesar a cierto grupo de personas, como la información financiera, crediticia y comercial.
Dato privado	El que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para su titular.
Dato sensible	El que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el que revela el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas o la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, y los datos de salud, de la vida sexual y los datos biométricos.
Dato anonimizado	Información que ya no puede asociarse a una persona determinada o determinable por medios razonables. No es dato personal.
Dato seudonimizado	Información en la que el nombre y los identificadores se reemplazan por códigos, de modo que solo puede asociarse a la persona con información adicional que se guarda por separado. Sigue siendo dato personal.
Responsable del tratamiento	Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o sobre el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento	Persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable.
Titular	Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento	Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
Transferencia	Envío de datos personales a un receptor, en Colombia o en el exterior, que a su vez es responsable del tratamiento.
Transmisión	Comunicación de datos personales, en Colombia o en el exterior, para que un encargado los trate por cuenta del responsable.
Financiamiento en especie	Entrega de los insumos agrícolas que el productor necesita para sembrar, cuyo valor se paga con la venta de la cosecha, normalmente a través del comprador.
Información financiera, crediticia, comercial y de servicios	La referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, en los términos de la Ley 1266 de 2008.
Operador de información	La entidad que recibe de las fuentes datos personales sobre obligaciones dinerarias, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios, como las centrales de información.
Registro distribuido (DLT)	Base de datos que se replica en servidores operados por terceros independientes en distintos países. Las transacciones confirmadas forman un historial público con fecha, y Weia no puede borrar las copias que conservan esos terceros. El estado de las cuentas y de los tokens puede cambiar con nuevas transacciones, pero eso no elimina el historial. El XRP Ledger es una red pública de este tipo.
Huella digital (hash)	Código que se calcula a partir de un documento o de un conjunto de datos y sirve para comprobar que la información no cambió. Su protección depende de cómo se calcule y de la información disponible para relacionarlo con una persona; por eso Weia lo calcula con valores secretos (sección 9).
Información cifrada	Información transformada con una llave, de modo que solo quien tiene la llave puede leerla.
Token	Representación digital de un derecho económico, como el que nace de un contrato de los programas de Weia.
Decisión automatizada	Resultado que produce un sistema sin intervención de una persona.
Cookie	Archivo pequeño que un sitio web guarda en el navegador para recordar información entre páginas o entre visitas.
Almacenamiento del navegador	Espacio del navegador en el que un sitio web guarda información, como el almacenamiento local o el de la sesión, con efectos similares a los de una cookie.

4. Principios que seguimos

Tratamos los datos personales conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica, eso significa que:

a) Recogemos los datos que necesitamos para fines concretos que le informamos, y no los usamos para fines distintos sin su autorización cuando la ley la exige.

b) Le pedimos la autorización a más tardar al momento de recoger sus datos y conservamos la prueba.

c) Mantenemos los datos exactos y actualizados, y corregimos los que no lo estén.

d) No ponemos datos personales a disposición del público en internet ni en otros medios masivos, salvo la información pública, la que la ley ordena publicar o inscribir en registros públicos o cuando el acceso se controla técnicamente para que solo lo conozcan el titular o los terceros autorizados. Lo que registramos en tecnologías de registro distribuido se limita a constancias mínimas, cifradas o calculadas con valores secretos, que evaluamos para que no permitan identificarlo razonablemente (sección 9).

e) Protegemos los datos con medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo.

f) Quienes tratan datos en Weia guardan reserva sobre ellos, incluso después de terminar su relación con nosotros.

5. Qué datos tratamos y de dónde vienen

5.1 Datos por tipo de titular

Tratamos solo los datos que necesitamos según la relación que tengamos con usted:

Titular	Datos que podemos tratar
Productores, prospectos, codeudores y garantes	Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, imagen del documento, sexo o género y edad o fecha de nacimiento, según el documento o lo que usted informe, RUT, teléfono y WhatsApp, correo electrónico y dirección. Predio y producción: ubicación, coordenadas y polígono del lote, área, tenencia de la tierra, cultivo, experiencia, prácticas, rendimientos, insumos, siembra, cosecha y entregas. Hogar y negocio: composición del hogar, sin identificar a sus integrantes, estado civil, nivel educativo, tenencia de la vivienda, deudas, ventas, canales de comercialización, distancia al centro de acopio, apoyo con que cuenta para atender el cultivo y, si usted decide responder, pertenencia a asociaciones. Historia comercial con el comprador: compras, cantidades, precios, calidad y fechas. Verificación y riesgo: información de operadores de información, resultados de la verificación de identidad, de antecedentes y de listas restrictivas, y resultados del modelo de evaluación. Contratos y pagos: contratos y firmas electrónicas, cuenta bancaria para el giro del saldo, pagos y comprobantes de pago, estados de cuenta y gestión de cobranza. Seguimiento: mensajes, notas de voz, fotos, videos, reportes de visitas de campo y, cuando el programa lo incluya, imágenes satelitales e información de clima del lote. Datos biométricos, solo si usted elige ese método de verificación (sección 7).
Representantes y equipos de compradores, proveedores, aliados y clientes	Nombre, documento, cargo, empresa, datos de contacto, firmas, resultados de listas restrictivas, cuentas de acceso a plataformas y comunicaciones de la relación.
Financiadores, cesionarios, accionistas e inversionistas	Nombre, documento, nacionalidad y residencia, datos de contacto, beneficiarios finales, origen de fondos, resultados de listas restrictivas, información tributaria, cuentas bancarias, participación, inversiones, pagos y comunicaciones.
Visitantes y usuarios de plataformas	Datos que escriben en formularios, idioma y página del sitio desde la que escriben y, si lo autorizan, la campaña por la que llegaron; datos técnicos de la conexión y del navegador que procesan nuestros proveedores para entregar y proteger el sitio; su elección sobre la analítica y su prueba; solo si la acepta, datos de su navegación y su ubicación aproximada (sección 14), y, para los usuarios de plataformas, los datos de su cuenta.
Colaboradores y candidatos	Hoja de vida, datos de contacto, documentos, información laboral, de seguridad social, de seguridad y salud en el trabajo, bancaria y de desempeño, uso de herramientas de trabajo y datos de beneficiarios cuando la ley lo requiere.
Participantes en reuniones, llamadas y eventos	Nombre, cargo, empresa y datos de contacto y, cuando la reunión o la llamada se graba, se transcribe o se resume con su autorización, su imagen, su voz, lo que dice y escribe en ella y las grabaciones, transcripciones, resúmenes y notas que se generan (sección 6.9).

5.2 De dónde vienen

Recibimos los datos de estas fuentes:

De usted, por WhatsApp, formularios, llamadas, correos, reuniones, visitas de campo y los documentos que firma.

De los compradores de cosecha y otros aliados, como la historia de compras de sus proveedores, las entregas, la calidad y los pagos (sección 10.3).

De operadores de información y proveedores de verificación, como las centrales de información y los servicios de verificación de identidad, de antecedentes y de listas restrictivas.

De fuentes públicas, como registros públicos, listas oficiales y el registro mercantil.

De imágenes satelitales e información climática de fuentes públicas o de proveedores especializados, calculadas sobre la ubicación del lote.

De nuestras plataformas y del sitio web, que generan registros técnicos de uso.

De las plataformas de publicidad digital, cuando usted nos contacta desde un anuncio, como el anuncio de origen y la fecha del contacto.

De quienes actúan en su nombre, como sus representantes o apoderados.

6. Para qué usamos los datos

6.1 Cómo se organizan las finalidades

Las finalidades se agrupan así:

Necesarias: las que corresponden al programa en que usted participa y a su relación con Weia. Sin ellas no podemos vincularlo ni ejecutar el contrato.

Accesorias: las opcionales, como recibir información comercial. Las autoriza por separado y puede oponerse a ellas en cualquier momento, sin que eso afecte el servicio principal.

Legales: las que nos impone la ley.

Con datos anonimizados: las estadísticas e informes que no permiten identificar a nadie.

Los datos sensibles tienen reglas propias (sección 7). Las finalidades que dicen "cuando el programa lo incluya" se aplican solo si el programa en que usted participa contempla esa actividad. El seguimiento de la apertura de los correos que le enviamos y de los clics en sus enlaces se rige por la sección 13.1.

6.2 Productores, prospectos, codeudores y garantes

Finalidades necesarias:

#	Finalidad
1	Vincularlo al programa, verificar su identidad, sus documentos y la información que entrega, y prevenir la suplantación y el fraude.
2	Evaluar su solicitud y definir el valor de los insumos que se financian, con el modelo propio de evaluación de Weia (sección 8).
3	Consultar su información financiera, crediticia, comercial y de servicios ante operadores de información para el análisis o cálculo de su riesgo crediticio y, cuando corresponda, reportarla, con las reglas de la sección 12.
4	Verificar antecedentes y consultar listas restrictivas nacionales e internacionales y la condición de persona expuesta políticamente, para prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, la corrupción y el fraude. Consultamos solo las fuentes pertinentes para esos fines, verificamos las coincidencias para evitar errores por homonimia y no usamos noticias no verificadas ni información de salud para evaluarlo. El resultado se conserva con acceso restringido y no se comparte con terceros que no tengan un interés legítimo reconocido por la ley.
5	Celebrar, firmar electrónicamente, ejecutar, modificar, documentar y terminar los contratos del programa, como la compraventa de insumos, la compraventa o el suministro de la cosecha, las instrucciones de pago y las cesiones de derechos económicos.
6	Constituir, inscribir, administrar y ejecutar garantías sobre la cosecha y sobre los derechos económicos, incluida su inscripción en el Registro de Garantías Mobiliarias, que es de acceso público (sección 10.2).
7	Coordinar con el comprador de su cosecha, los proveedores y fabricantes de insumos, los transportadores, los centros de acopio y las aseguradoras la entrega de insumos, el acompañamiento, la siembra, la cosecha, la entrega, la calidad y el pago, y compartir con ellos la información necesaria para eso.
8	Hacer seguimiento al cultivo financiado mediante mensajes, notas de voz, fotos, videos, la ubicación y el polígono del lote, visitas de campo y, cuando el programa lo incluya, imágenes satelitales e información de clima (sección 8.4), y enviarle reportes, recordatorios y alertas.
9	Verificar la coherencia entre lo declarado y lo observado, por ejemplo el área sembrada o las entregas, y detectar irregularidades.
10	Recibir el pago de la cosecha, descontar el valor financiado, girarle el saldo, conciliar y emitir facturas, estados de cuenta y certificados.
11	Gestionar la cartera y la cobranza, los acuerdos de pago y el cobro prejurídico y judicial, directamente o a través de terceros, con la información de la relación contractual y las reglas de la sección 13.
12	Fondear los programas: ceder, vender, endosar o dar en garantía los derechos económicos de los contratos a financiadores, inversionistas, patrimonios autónomos u otros vehículos de financiamiento, y entregarles a ellos, a sus administradores y a sus asesores la información necesaria para evaluarlos, adquirirlos, monitorearlos y cobrarlos, seudonimizada por regla general (sección 10.2).
13	Registrar en tecnologías de registro distribuido, como el XRP Ledger, huellas digitales, códigos y constancias cifradas mínimas de los contratos y de sus hitos, y representar los derechos económicos de los contratos mediante tokens (sección 9).
14	Gestionar el seguro agrícola cuando el programa lo incluya: cotización, contratación, designación de beneficiarios y reclamaciones.
15	Presentar su operación a programas de apoyo al financiamiento agropecuario, como líneas de fomento, garantías o mercados organizados, cuando el financiamiento de su operación se estructure con ellos.
16	Registrar la trazabilidad de los productos que se originan en su cosecha y entregarla a los compradores, sin publicar su nombre, el nombre de su predio ni su ubicación, salvo que usted lo autorice (sección 6.7).
17	Documentar eventos de fuerza mayor, siniestros y reclamaciones, y ejercer o defender derechos en procesos judiciales, arbitrales o administrativos.
18	Mejorar y recalibrar el modelo de evaluación y los procesos de los programas con la información de las operaciones de Weia, como entregas y pagos, seudonimizada o anonimizada, en las condiciones de la sección 8. Esta finalidad no habilita usos nuevos de información recogida con autorizaciones anteriores (sección 19.3).
19	Verificar que los resultados del modelo de evaluación no discriminen, con la información sociodemográfica estrictamente necesaria para esa verificación y en forma seudonimizada.
20	Mantener la seguridad de las plataformas y los registros de seguridad necesarios (sección 15).
21	Atender sus consultas, reclamos y solicitudes.

Finalidades legales: cumplir obligaciones contables, tributarias, societarias, de prevención del lavado de activos y de reporte, y atender requerimientos de autoridades.

Con datos anonimizados: elaborar estadísticas, estudios, informes de la operación, de productividad, de abastecimiento y de impacto, informes a financiadores e investigación, con información efectivamente anonimizada (sección 6.8).

Las finalidades accesorias de los productores están en la sección 6.7.

6.3 Compradores, proveedores, aliados y clientes

Finalidades necesarias respecto de sus representantes, firmantes y equipos:

#	Finalidad
1	Conocer a la contraparte: verificar la existencia y la representación de la empresa, sus representantes y sus beneficiarios finales, y consultar listas restrictivas.
2	Celebrar y ejecutar los contratos y alianzas: órdenes, entregas, calidad, facturación, pagos e instrucciones de pago.
3	Crear y administrar cuentas de acceso a las plataformas de Weia y mantener su seguridad.
4	Entregar los reportes de los programas sobre sus propios proveedores y operaciones.
5	Prestar los servicios tecnológicos contratados.
6	Registrar en tecnologías de registro distribuido huellas digitales, códigos y constancias cifradas mínimas de los contratos, de sus hitos y de los servicios tecnológicos (sección 9).
7	Cumplir obligaciones legales y atender autoridades.

Finalidades accesorias: enviarles información sobre programas, servicios y eventos de Weia, e invitarlos a responder encuestas de satisfacción.

6.4 Financiadores, cesionarios, accionistas e inversionistas

Finalidades necesarias:

#	Finalidad
1	Conocer al financiador o inversionista: identificación, beneficiarios finales, origen de fondos y listas restrictivas.
2	Celebrar y ejecutar los contratos de financiamiento, inversión, cesión o garantía: desembolsos, pagos, estados de cuenta y certificados.
3	Llevar los libros de accionistas, convocar y celebrar asambleas y juntas, y cumplir los derechos de información.
4	Enviar informes de la operación y de la cartera, seudonimizados o agregados según la sección 10.2.
5	Adelantar procesos de inversión y de debida diligencia.
6	Cumplir obligaciones tributarias, de sanciones económicas y de reporte, en Colombia y, en el caso de Foodment Inc., en Estados Unidos de América.
7	Registrar en tecnologías de registro distribuido huellas digitales, códigos y constancias cifradas mínimas de los contratos de financiamiento, inversión y cesión y, cuando el programa lo incluya, crear y administrar cuentas de derechos económicos y registrar sus posiciones, cesiones y pagos (sección 9).

Finalidad accesoria: informarles sobre nuevas oportunidades de financiamiento o de inversión, dentro de las reglas aplicables a la oferta de valores.

6.5 Visitantes del sitio web y usuarios de plataformas

Finalidades necesarias:

#	Finalidad
1	Responder las solicitudes que nos envía por formularios, correo o WhatsApp.
2	Conservar la prueba de su autorización y de su elección sobre la analítica.
3	Mantener la seguridad del sitio y de las plataformas y prevenir el uso automatizado o malicioso.
4	Administrar las cuentas de usuario de las plataformas.

Finalidades accesorias, cada una solo con su aceptación o con su autorización separada: medir su navegación con herramientas de analítica, incluida su ubicación aproximada, reconocer sus próximas visitas mediante cookies y grabar sesiones (sección 14); conservar junto con su solicitud la campaña por la que llegó al formulario, para medir qué comunicaciones generan solicitudes, y enviarle boletines e información comercial. Puede negarse a cada una o retirarla sin que eso afecte nuestra respuesta ni el uso del sitio.

6.6 Colaboradores, contratistas, candidatos y participantes en reuniones

Finalidades necesarias:

#	Finalidad
1	Adelantar procesos de selección, incluida la verificación de las referencias que el candidato autorice.
2	Celebrar y ejecutar el contrato: nómina, seguridad social, prestaciones, y seguridad y salud en el trabajo.
3	Entregar y administrar herramientas de trabajo y mantener su seguridad, con monitoreo informado previamente.
4	Evaluar el desempeño, capacitar y expedir certificaciones.
5	Verificar antecedentes en forma proporcional al cargo.
6	Entregar a clientes, aliados y financiadores los datos de representantes y personas de contacto que piden para conocer a Weia como contraparte.
7	Gestionar la relación con quienes participan en reuniones, llamadas y eventos, tomar notas y documentar los acuerdos.
8	Cumplir obligaciones legales.

Finalidades accesorias: grabar, transcribir y resumir reuniones y llamadas con la autorización de quienes participan (sección 6.9), usar la imagen de colaboradores en comunicaciones de Weia y conservar la hoja de vida de candidatos para futuras vacantes.

6.7 Finalidades accesorias de los productores

Usted puede autorizar o no cada una de estas finalidades por separado, y oponerse en cualquier momento por los canales de la sección 2.3, sin que eso afecte su vinculación ni su contrato:

Finalidad accesoria	Qué incluye
Información de Weia	Recibir información sobre nuevos programas, temporadas y beneficios de Weia por los canales que usted elija.
Ofertas de aliados	Compartir sus datos de contacto y su perfil productivo con proveedores de insumos, aseguradoras, entidades financieras y otros aliados, para que le ofrezcan directamente sus productos. Cada aliado responde por el uso que haga de sus datos.
Imagen y voz	Usar su imagen, su voz y su testimonio en piezas de comunicación de Weia. Le indicamos los medios, la finalidad y la duración de cada uso. No usamos su nombre sin su autorización.
Recreación con inteligencia artificial	Crear con herramientas de inteligencia artificial imágenes o voces que lo representen o lo imiten, para piezas de comunicación de Weia. Se le explica y se autoriza por separado de la anterior.
Futuras temporadas	Conservar sus datos después de terminada la relación para invitarlo a nuevas temporadas.
Encuestas	Invitarlo a responder encuestas de satisfacción y de opinión sobre los programas.
Medición de impacto	Usar su sexo, su edad y la composición de su hogar para medir el impacto social de los programas, por ejemplo la participación de mujeres y de jóvenes. Los resultados se publican solo de forma agregada.
Entrenamiento de inteligencia artificial	Usar sus fotos, notas de voz y conversaciones para entrenar modelos de inteligencia artificial propios de Weia. Sin esta autorización, para ese fin solo usamos información efectivamente anonimizada, como fotos de cultivos o de insumos en las que no aparezcan personas ni datos que lo identifiquen.
Trazabilidad pública	Mostrar su nombre, el de su predio o su ubicación aproximada en la información de trazabilidad que ven los compradores o los consumidores.

6.8 Información anonimizada y agregada

Solo tratamos como anónima la información cuya obtención y transformación están permitidas y que no permite identificar razonablemente a nadie, por sí sola o combinada con otras fuentes. Esa información deja de ser dato personal, y Weia puede usarla y compartirla para cualquier finalidad lícita, como estadísticas, estudios de productividad y abastecimiento, informes de impacto, informes a financiadores, desarrollo de productos e investigación. Para anonimizar usamos técnicas como retirar los identificadores y los metadatos, generalizar la ubicación o agregar los datos, según el riesgo de que alguien pueda volver a identificar a una persona, y verificamos ese riesgo antes de entregar la información y cuando cambien sus condiciones de uso. Las cifras de grupos muy pequeños, como las de unos pocos productores de un mismo comprador, se tratan como datos personales. La información seudonimizada sigue siendo dato personal y solo circula con las reglas de esta política.

6.9 Reuniones, llamadas, grabaciones y asistentes de notas

Weia se reúne con productores, compradores, aliados, financiadores, candidatos, colaboradores y otras personas, en persona, por videoconferencia o por teléfono. En esas reuniones y llamadas podemos usar las funciones de grabación, transcripción y resumen de las plataformas de videoconferencia, y asistentes de inteligencia artificial que graban, transcriben, resumen e identifican compromisos y tareas, que pueden unirse a la reunión como un participante más o funcionar en el dispositivo de quien participa por Weia. Estas reglas aplican a cualquier herramienta que cumpla esas funciones, y responde por los datos la sociedad de Weia que organiza la reunión o participa en ella:

Qué tratamos. Según la herramienta, el nombre, el correo y la imagen de los participantes, su voz, lo que dicen y escriben en la reunión, la grabación, la transcripción, el resumen y las notas que se generan, y métricas de la conversación, como su duración o el tiempo de intervención de cada participante.

Para qué. Para documentar lo que se trata y se acuerda, y conservar evidencia de ello; preparar actas, resúmenes y listas de compromisos y tareas, y hacerles seguimiento; dar continuidad a los proyectos y a las relaciones, incluso con quienes no asistieron; buscar información de reuniones anteriores; preparar documentos y respuestas a partir de lo conversado, y capacitar al equipo de Weia.

Autorización. Antes de grabar, transcribir o resumir una reunión o una llamada con estas herramientas, le informamos que lo haremos, quién responde por los datos, para qué, quiénes podrán acceder, por cuánto tiempo y cómo ejercer sus derechos, y le pedimos su autorización por escrito, por ejemplo en la invitación, en el chat de la reunión o por correo, o de forma oral. Obtenemos la autorización de cada participante antes de captar su participación, incluida la de quien se une después de iniciada la reunión. Si la autorización es oral, conservamos una prueba que pueda consultarse; cuando usamos la grabación como prueba, registramos en ella la confirmación de la autorización ya obtenida. Autorizar es voluntario. La autorización puede darse para una reunión o para las reuniones de una misma relación, proyecto o contrato; en ese caso lo recordamos al inicio de cada reunión o la herramienta lo muestra a los participantes. Esa autorización no cubre finalidades nuevas ni le impide negarse en una reunión concreta, y usted puede retirarla en cualquier momento, incluso durante la reunión. El silencio no se entiende como autorización.

Si no autoriza. No grabamos, transcribimos ni resumimos con estas herramientas su participación: detenemos la herramienta o acordamos con usted otra forma de participar, y su negativa no afecta su relación con Weia. Podemos seguir tomando notas de la reunión de la forma habitual.

Reuniones organizadas por otros. Cuando Weia participa en reuniones que organizan otras personas, solo usa estas herramientas si el organizador lo permite, y aplica estas mismas reglas.

Quién accede. Los participantes e invitados de la reunión, el equipo de Weia que trabaja en el tema y los proveedores de las herramientas. Compartimos grabaciones, transcripciones o resúmenes con otras personas solo para las finalidades de esta sección o de la relación correspondiente, y con la información necesaria.

Proveedores. Los proveedores de estas herramientas actúan como encargados de Weia y no pueden usar los contenidos para entrenar sus propios modelos (sección 8.3). Algunos tratan los datos en otros países, con las reglas de la sección 11.

Límites. No usamos estas herramientas para reconocer a las personas por los rasgos de su voz o de su rostro, ni para inferir sus emociones, su salud o su personalidad, salvo que se lo informemos antes y obtengamos la autorización que exija la ley. Antes de tratar datos sensibles, identificamos cuáles son, para qué se necesitan y pedimos la autorización expresa y separada que corresponda, sin condicionar el servicio a ella. Le pedimos no mencionar datos sensibles innecesarios. Si se incluyen y lo advertimos, los retiramos de las grabaciones, transcripciones, notas y resúmenes bajo nuestro control y gestionamos su eliminación con el proveedor; cuando no sea posible separar esos fragmentos, eliminamos la copia que los contiene, salvo que una obligación legal exija conservarla, en cuyo caso limitamos su acceso y su uso a ese fin.

Conservación y derechos. Conservamos estos datos por el plazo de la sección 16. Usted puede pedir acceso a la grabación, la transcripción o el resumen de una reunión en la que participó, en lo que se refiere a usted y sin afectar los derechos de los demás participantes, y su corrección o supresión cuando proceda (sección 17).

7. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

7.1 Datos sensibles

Weia no condiciona ninguna actividad a que usted entregue datos sensibles, y usted no está obligado a responder preguntas sobre ellos. Cuando los tratamos, le informamos cuáles son y para qué, y le pedimos una autorización explícita y separada. Estas son las situaciones en que pueden aparecer:

Verificación biométrica. Si usted lo elige, verificamos su identidad comparando una foto de su rostro, con prueba de vida, con la de su documento, a través de un proveedor especializado que actúa como encargado de Weia. Le ofrecemos una alternativa sin datos biométricos que le permite continuar la vinculación. El proveedor trata la biometría solo para esa verificación y con medidas de seguridad reforzadas, no la usa para entrenar modelos ni para integrar bases biométricas de otros servicios, y la elimina cuando termina la verificación, salvo una obligación legal específica. Weia conserva solo el resultado, no comparte los datos biométricos con terceros, verifica en el contrato el plazo de eliminación y conserva evidencia del borrado.

Pertenencia a asociaciones. Podemos preguntarle si pertenece a una asociación de productores, para entender su contexto productivo y medir el impacto de los programas. Responder es opcional y su respuesta no se usa para evaluar su solicitud.

Salud. No pedimos datos de salud de los productores. En el caso de los colaboradores, tratamos la información de salud que exigen la seguridad social y la seguridad y salud en el trabajo.

Reuniones grabadas. Las grabaciones de reuniones siguen las reglas de la sección 6.9, incluidas las que se refieren al reconocimiento por la voz o el rostro y a los datos sensibles que se mencionen.

Fuera de la verificación de identidad que usted elija, Weia no usa datos sensibles para decidir sobre el financiamiento (sección 8.1).

7.2 Niños, niñas y adolescentes

Weia no ofrece sus servicios a menores de edad. Solo trata datos de niños, niñas y adolescentes en estos casos, cuando se cumplen los requisitos legales y respetando su interés superior y sus derechos fundamentales:

a) Cuando el productor nos informa cuántas personas menores de edad integran su hogar, como un número, sin nombres ni edades individuales.

b) Cuando un colaborador inscribe a sus hijos como beneficiarios en la seguridad social u otros beneficios, con la autorización de su representante legal y, cuando corresponda, después de escuchar al menor según su madurez.

Pedimos que las fotos y los videos de seguimiento no muestren menores de edad. Si advertimos que aparecen, eliminamos la imagen o protegemos su identidad antes de conservarla. Si advertimos que quien nos escribe es menor de edad, terminamos la conversación y suprimimos sus datos, salvo los que la ley nos obligue a conservar. No usamos datos de niños, niñas y adolescentes para mercadeo o publicidad.

8. Evaluación, decisiones automatizadas e inteligencia artificial

8.1 Cómo evaluamos una solicitud

Weia usa un modelo propio de evaluación para estimar qué parte de la canasta de insumos puede financiar en cada operación. El modelo combina estas familias de información:

a) Lo que usted nos informa sobre su producción, su predio, su experiencia y las condiciones de su hogar y de su negocio.

b) Su historia comercial con el comprador: volúmenes, precios, calidad y cumplimiento de entregas.

c) Su información ante operadores de información, cuando la consultamos.

d) La información de la operación: el acuerdo con el comprador, el cultivo, el seguimiento, las entregas y los pagos.

e) Información pública y resultados de listas restrictivas.

Weia no usa como criterio de evaluación el sexo, la identidad de género, la orientación sexual, el origen racial o étnico, las convicciones religiosas o filosóficas, la orientación política, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o asociaciones, ni la salud de las personas. Usa la información sociodemográfica estrictamente necesaria, seudonimizada, solo para verificar que sus resultados no discriminen.

8.2 Explicación y revisión

El modelo propone un resultado, y el equipo de Weia puede revisarlo antes o después de comunicárselo. Si el resultado le es desfavorable, como una negativa o un valor financiado menor al solicitado, usted puede pedirnos, por los canales de la sección 2.3, una explicación clara y comprensible: la lógica general del modelo, sus criterios principales y los factores que con más frecuencia inciden en un resultado como el suyo. Si la naturaleza del sistema, la protección del secreto empresarial o de la propiedad intelectual u otras obligaciones legales impiden una explicación detallada, se la daremos de forma general o agrupada por tipos de factores, de manera que usted pueda entender los elementos principales del resultado. También puede enviarnos la información adicional que considere útil, y Weia podrá revisar el resultado con ella. Si una persona lo revisa, podrá confirmarlo o cambiarlo.

8.3 Inteligencia artificial

Cuando el programa lo incluya, Weia usa herramientas de inteligencia artificial de proveedores especializados para entender mensajes de texto, transcribir notas de voz, leer fotos de cultivos, entregas, insumos y documentos, redactar reportes y clasificar solicitudes. Le informamos qué tareas cumplen antes de recoger sus datos. Estas herramientas apoyan el trabajo del equipo y la ejecución de los contratos. Si una herramienta no logra validar una foto o un documento, podemos pedírselo de nuevo o pedir a una persona del equipo que lo revise. Si una herramienta automatizada interviene en un resultado desfavorable sobre su financiamiento, usted tiene los derechos de la sección 8.2.

El equipo de Weia también usa en su trabajo diario asistentes y agentes de inteligencia artificial de uso general para redactar, resumir, traducir, buscar, organizar y analizar información, preparar documentos y desarrollar software, así como asistentes que toman notas en reuniones (sección 6.9). Cuando la información incluye datos personales, la usamos solo para las finalidades de esta política y en la medida necesaria para cada tarea, y verificamos lo que estas herramientas producen antes de incorporarlo a nuestros registros. Con datos sensibles, información de operadores de información o resultados de antecedentes, solo usamos herramientas que cumplan las condiciones de seguridad y de uso que exige esa información.

Los proveedores tratan los datos como encargados, bajo condiciones que les impiden usarlos para entrenar sus propios modelos o para fines distintos de prestar el servicio a Weia. Para entrenar sus propios modelos de inteligencia artificial, Weia usa información anonimizada y, solo si usted lo autoriza, sus fotos, notas de voz y conversaciones (sección 6.7). El modelo de evaluación se mejora con la información de las operaciones de Weia, seudonimizada o anonimizada (sección 6.2).

Antes de diseñar y desarrollar tratamientos de inteligencia artificial que puedan generar alto riesgo, evaluamos y documentamos su impacto en la privacidad. Revisamos esa evaluación antes de activar el tratamiento y cuando cambien sus datos, sus fines o sus riesgos. En los sistemas ya construidos hacemos esa revisión, y las correcciones necesarias, antes de usarlos con productores.

8.4 Seguimiento satelital e información de clima

Cuando el programa lo incluya, Weia analiza imágenes satelitales del lote financiado y las cruza con información climática de la zona para hacer seguimiento al cultivo, enviarle reportes y alertas, documentar eventos de fuerza mayor y verificar lo declarado. Para eso usa la ubicación y el polígono del lote. Esa información puede permitir identificarlo aunque no incluya su nombre, por lo que la tratamos como dato personal: solo entregamos a cada proveedor de imágenes, de clima o de análisis la precisión necesaria para su tarea, y no la publicamos sin su autorización. El análisis se limita al lote y a la franja de su entorno necesaria para la calidad del análisis, y no se usa para evaluar predios vecinos ni a sus propietarios. Los reportes pueden entregarse a financiadores de forma seudonimizada y al comprador respecto de su propio abastecimiento.

9. Registro en tecnologías de registro distribuido (DLT)

9.1 Para qué lo usamos

Weia usa tecnologías de registro distribuido (DLT, por su sigla en inglés), en particular la red pública XRP Ledger, para dejar una constancia verificable de los contratos de sus programas, de sus hitos y de los derechos económicos que nacen de ellos. Así, un comprador, un financiador, un auditor o una autoridad pueden comprobar la historia de un contrato sin depender de un informe de Weia. Este registro hace parte de las finalidades necesarias de los programas (sección 6.2) y de los servicios tecnológicos que Weia presta.

9.2 Qué registramos

En el registro distribuido Weia puede escribir:

a) Identificadores internos de los contratos y de sus eventos, fechas, horas y estados.

b) Huellas digitales (hash) de los documentos y de la información de cada contrato y de sus hitos. Se calculan con valores secretos y aleatorios que Weia guarda fuera del registro, de modo que no puedan reconstruirse por ensayo y error ni usarse para enlazar los contratos de una misma persona natural.

c) Constancias cifradas mínimas sobre el contrato y sus hitos, cuando su necesidad y sus riesgos se hayan evaluado antes. Preferimos registrar huellas de documentos que se conservan fuera de la red. Las constancias cifradas no incluyen documentos de identidad, datos biométricos, información de salud, datos bancarios, información de operadores de información o de antecedentes, ni contratos completos. Weia conserva el control de las llaves y da acceso a esa información solo a quien tiene derecho a conocerla, como usted, las partes del contrato, los financiadores o cesionarios de sus derechos económicos, los auditores o las autoridades.

d) Tokens que representan los derechos económicos de los contratos, y sus emisiones, transferencias, bloqueos y cierres.

e) Cuando el programa lo incluya, y solo si el diseño permite cumplir las reglas de esta sección y ejercer sus derechos: cuentas en el registro asociadas a quienes participan en los programas, constancias digitales de que una cuenta cumple ciertos requisitos, sin revelar los datos que las sustentan, y los movimientos de los derechos económicos, como cesiones, garantías y pagos. Esas cuentas no llevan nombres ni números de documento, pero sus movimientos quedan asociados a la cuenta, por lo que las tratamos como datos personales de quien las usa.

9.3 Qué no registramos en forma legible

Weia no escribe en el registro distribuido, en forma legible, nombres, números de documento, teléfonos, correos, direcciones, coordenadas o polígonos de predios, números de cuentas o referencias de transacciones bancarias, información de operadores de información ni de antecedentes, ni otros datos que permitan identificarlo. Antes de registrar información evaluamos también las cuentas, las cantidades, las fechas, los metadatos y sus posibles cruces con otras fuentes, y no publicamos identificadores estables de personas ni información que permita reconocerlas razonablemente por esos cruces. La información económica de un contrato, como su valor, el cultivo o las cantidades, solo se registra cifrada, agregada o de forma que no pueda asociarse a usted por medios razonables. Las cantidades de los tokens y sus movimientos son visibles para cualquier persona.

9.4 Lo que debe saber sobre este registro

Es público. Cualquier persona puede consultar lo que se registra. Solo quien tiene la llave puede leer la información cifrada, y las huellas se calculan con valores secretos para que no puedan comprobarse por ensayo y error.

Es permanente. Las transacciones confirmadas forman parte del historial público, y Weia no puede borrar las copias que conservan terceros. El estado de las cuentas o de los tokens puede cambiar mediante nuevas transacciones, pero ese cambio no elimina el historial. Como lo registrado permanece por tiempo indefinido, incluso si en el futuro cambian las técnicas de cifrado, registramos solo constancias mínimas.

Es global. La red replica los registros en servidores operados por terceros independientes en distintos países, que Weia no elige ni controla.

Las llaves quedan por fuera. Las llaves, los valores secretos y los documentos que permiten leer los registros o asociarlos a una persona se guardan fuera del registro distribuido, en los sistemas de Weia, con las medidas de la sección 15.

9.5 Su autorización

La autorización que usted otorga para las finalidades necesarias de los programas de Weia comprende el registro descrito en esta sección, incluida la replicación de la información en servidores ubicados en otros países, que puede constituir una transferencia internacional de datos en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Esa autorización expresa se recoge en el mismo formato de las finalidades del programa, de manera destacada y comprensible, y explica la replicación, la independencia de quienes operan la red y los límites de la supresión. No sustituye las medidas de circulación restringida, seguridad y supresión de esta política, y Weia no le pedirá una autorización adicional cada vez que registre un contrato, un hito o un movimiento de derechos económicos dentro de ese alcance. Quienes operan los servidores de la red no actúan, por ese solo hecho, como encargados de Weia. Cuando la información registrada no permite identificar a nadie, no es dato personal; cuando Weia conserva las llaves o los valores que permiten asociarla a usted, la trata como dato personal con todas las garantías de esta política.

9.6 Supresión y revocatoria frente al registro distribuido

Cuando proceda la supresión de sus datos o termine el plazo de conservación (sección 16), eliminamos los datos y los vínculos bajo nuestro control, incluidas las llaves y los valores secretos que permiten leer la información registrada o asociarla a usted, y gestionamos lo correspondiente con quienes los recibieron. Luego verificamos si subsiste una posibilidad razonable de identificarlo. La destrucción de llaves solo se considera una medida de supresión efectiva si esa verificación demuestra que la información que queda en la red ya no puede asociarse a usted; si no es así, le explicamos qué permanece, por qué y qué medidas aplicamos.

Esta regla no supone que se borren los registros que terceros ya copiaron. Respecto de los registros hechos antes de esta versión, evaluamos los vínculos y las copias conocidas y aplicamos las medidas de contención y de atención de derechos que correspondan. Si un deber legal o contractual exige conservar ciertos datos, conservamos solo esos datos y por el plazo necesario (sección 17.6).

10. Con quién compartimos datos

10.1 Reglas generales

Compartimos datos personales solo cuando es necesario para las finalidades de esta política, entregamos únicamente la información que el destinatario requiere y exigimos confidencialidad y seguridad. Determinamos el rol de cada destinatario según el uso real que hace de los datos. Si los trata por cuenta de Weia, como encargado, firmamos con él un contrato de transmisión que cubre sus subencargados, la seguridad, la eliminación y la atención de derechos. Si los usa para sus propios fines, como responsable, verificamos que la entrega esté autorizada o permitida por la ley y el destinatario responde por su tratamiento. Verificamos también los países donde se tratan los datos. Cuando las condiciones de un proveedor exijan identificarlo o enlazar su aviso de privacidad, lo hacemos en el lugar donde se recogen los datos.

10.2 Destinatarios

Estos son los destinatarios posibles y lo que reciben:

Destinatario	Qué recibe y para qué
Compradores de cosecha	Información de su vinculación, del acuerdo, de la siembra, la cosecha, las entregas, la calidad y los pagos, para ejecutar el acuerdo de compra y el mecanismo de pago. En algunos programas el comprador y Weia son responsables conjuntos de esta información (sección 2.4). Los compradores solo pueden usarla para los fines del programa.
Proveedores y fabricantes de insumos, transportadores y centros de acopio	Los datos necesarios para entregar los insumos, acompañar su uso y recibir la cosecha.
Aseguradoras e intermediarios de seguros	Los datos necesarios para cotizar, contratar y administrar el seguro agrícola y atender reclamaciones.
Operadores de información	La información financiera, crediticia, comercial y de servicios que se consulta o reporta según la sección 12.
Financiadores, cesionarios, inversionistas y vehículos de financiamiento, y sus administradores, auditores y asesores	Información de la operación y de la cartera, seudonimizada por regla general y con acceso escalonado. Información identificada solo cuando es necesaria para evaluar o ejecutar una cesión, un endoso, una garantía o una financiación definida, para el cobro de los derechos económicos o para cumplir la ley, a usuarios autorizados y bajo un acuerdo de confidencialidad y de tratamiento de datos. El financiador o cesionario que decide sobre el uso de los datos que recibe actúa como responsable de ese tratamiento.
Foodment Inc.	Información agregada o seudonimizada para reportes consolidados, gobierno corporativo, información a inversionistas, procesos de inversión y cumplimiento del grupo. Información identificada solo cuando es necesaria para esos fines y bajo un acuerdo entre las dos sociedades. Cuando decide sobre esos datos para sus propios fines, actúa como responsable independiente.
Programas de apoyo al financiamiento agropecuario	Los datos necesarios para postular y ejecutar su operación cuando se financie con líneas de fomento, garantías o mercados organizados.
Abogados, agencias de cobranza y cesionarios de cartera	Los datos necesarios para la cobranza y el cobro judicial, con las reglas de la sección 13.
Registros públicos	Los datos que la ley exige para inscribir garantías mobiliarias. En el Registro de Garantías Mobiliarias la inscripción incluye el nombre, la identificación y la dirección física y electrónica de quien otorga la garantía, y cualquier persona puede consultarla.
Entidades financieras	Los datos necesarios para recibir los pagos y girar los saldos.
Proveedores de servicios	Alojamiento y nube, almacenamiento de archivos e imágenes, mensajería y WhatsApp, correo y seguimiento de correos, videoconferencia, grabación, transcripción y resumen de reuniones, firma electrónica, digitalización de documentos, verificación de identidad y de antecedentes, inteligencia artificial, imágenes satelitales y clima, mapas y ubicación, análisis de datos, desarrollo de software, analítica web y seguridad, publicidad digital, facturación electrónica, contabilidad, auditoría y asesoría legal. Cada proveedor actúa como encargado o como responsable según el uso real que haga de los datos (sección 10.1). Cuando usted usa WhatsApp, la empresa que presta esa aplicación también trata datos según sus propias condiciones. Puede pedirnos la lista actualizada de proveedores por los canales de la sección 2.3.
Autoridades	La información que requieran en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Adquirentes en reorganizaciones	La información necesaria en los casos de la sección 18.
Red XRP Ledger	Huellas digitales, códigos, constancias cifradas mínimas y tokens, según la sección 9.

10.3 Información que nos entregan los compradores antes de su vinculación

Algunos compradores contratan a Weia para identificar, entre sus proveedores, a quienes pueden participar en un programa de financiamiento en especie, y para ese análisis le entregan la historia de compras de sus proveedores. En esa etapa Weia actúa como encargada solo cuando el comprador define la finalidad del análisis y Weia sigue sus instrucciones, bajo un contrato de transmisión. Verificamos que la entrega y el análisis estén autorizados o permitidos por la ley, y el comprador responde por contar con la autorización de sus proveedores. Si Weia decide fines propios, actúa como responsable desde ese momento. Weia usa esa información para sus propios fines, como la evaluación de la sección 8, solo desde que usted se vincula y lo autoriza; el contrato con el comprador no basta para habilitar esos usos.

10.4 Información de nuestro equipo que entregamos a contrapartes

Cuando un cliente, un aliado o un financiador debe conocer a Weia como contraparte, le entregamos los datos de nuestros representantes y personas de contacto que pide para ese fin, y le pedimos tratarlos conforme a la ley.

11. Transferencias y transmisiones internacionales

Weia trata datos personales en Colombia y, a través de sus proveedores y aliados, en otros países, principalmente en Estados Unidos de América, al que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce un nivel adecuado de protección. Estas son las reglas:

Transmisiones a encargados en el exterior. Se hacen bajo contratos de transmisión que obligan al encargado a tratar los datos solo por cuenta de Weia, con seguridad y confidencialidad. En esos casos la ley no exige informarle ni pedir su consentimiento; aun así, lo informamos aquí.

Transferencias a países con nivel adecuado de protección. Se hacen para las finalidades de esta política y con los destinatarios de la sección 10. El nivel adecuado del país de destino no reemplaza la autorización ni los demás deberes de esta política.

Transferencias a otros países. Solo se hacen en los casos que permite el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo con su autorización expresa e inequívoca o con la declaración de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Registro distribuido. La replicación de la información de la sección 9 en servidores de distintos países se hace con su autorización, en los términos de esa sección.

12. Información financiera, crediticia, comercial y de servicios

Esta sección aplica cuando Weia consulte o reporte información ante operadores de información, en los términos de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y sus modificaciones, entre ellas la Ley 2157 de 2021 y la Ley Estatutaria 2573 de 2026, cada una desde su entrada en vigor.

12.1 Consulta

Con su autorización previa y expresa, Weia puede consultar su información financiera, crediticia, comercial y de servicios ante los operadores de información con los que tenga contrato. La usamos únicamente para el análisis o cálculo de su riesgo crediticio, al evaluar su solicitud, al definir las condiciones del financiamiento en especie y durante la relación. No la usamos para mercadeo, decisiones laborales, cobranza ni otros fines distintos. Conservamos la prueba de su autorización.

12.2 Reporte

Cuando Weia actúe como fuente ante un operador de información, reportará el nacimiento, la modificación, el cumplimiento y el incumplimiento de las obligaciones dinerarias derivadas de los contratos de los programas cuando exista su autorización o una habilitación legal, y conservará la prueba. Actualizamos mensualmente la información reportada y, cuando corresponda, certificamos semestralmente al operador que contamos con las autorizaciones.

Antes de un reporte negativo le enviaremos una comunicación previa a la última dirección física o electrónica que tengamos registrada, y el reporte solo se hará una vez transcurridos veinte (20) días calendario desde su envío. Si la obligación no supera el 15% de un salario mínimo mensual legal vigente, le enviaremos al menos dos comunicaciones, en días distintos, y esperaremos veinte (20) días calendario desde la última. La comunicación le explica cómo pagar o controvertir la obligación. Si el reporte se hizo sin comunicación previa y la obligación o cuota ya se extinguió, retiramos inmediatamente el reporte negativo. Si sigue pendiente, retiramos el reporte y cumplimos la comunicación y sus plazos antes de cualquier nuevo reporte que legalmente proceda. Weia reportará la información negativa a más tardar dieciocho (18) meses después de la constitución en mora.

12.3 Permanencia de la información

La información negativa permanece en los bancos de datos por el doble del tiempo de la mora, con un máximo de cuatro (4) años contados desde que se pagan las cuotas vencidas o se extingue la obligación, y caduca en todo caso a los ocho (8) años contados desde que la obligación entró en mora. La eliminación del dato negativo no extingue por sí sola la obligación.

12.4 Consultas y reclamos

Si usted considera que la información reportada por Weia es incorrecta o está desactualizada, puede presentar una consulta o un reclamo ante Weia o ante el operador, que siguen el procedimiento especial de la Ley 1266 de 2008. La consulta de su información es gratuita en toda ocasión y por todos los medios. Las consultas se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Los reclamos se atienden en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, y si no respondemos un reclamo dentro de ese plazo, se entiende resuelto a su favor.

Si presenta el reclamo ante Weia, avisaremos al operador dentro de los dos (2) días hábiles siguientes; si el operador nos lo traslada, le responderemos a este dentro de diez (10) días hábiles. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo, y si pasa un (1) mes desde ese requerimiento sin que lo complete, se entiende que desistió.

12.5 Suplantación de identidad

Si usted nos informa que fue víctima de suplantación de identidad respecto de una obligación a su nombre, suspendemos de inmediato el cobro, incluidos los intereses y los gastos de cobranza, y le entregamos copia de los documentos con que se aprobó la operación si los pide, sin exigirle copia de una denuncia. Dentro del plazo legal de diez (10) días hábiles cotejamos los soportes, efectuamos las correcciones que nos corresponden, incluidas la información negativa y las calificaciones afectadas, y gestionamos las del operador, con la leyenda "Víctima de Falsedad Personal", que no se tiene como reporte negativo. No le exigimos una sentencia penal para iniciar este trámite.

Cuando corresponda, le informamos el plazo de veinte (20) días hábiles para denunciar, y Weia también presenta la denuncia que le corresponde dentro del mismo término. Si encontramos elementos que evidencien la suplantación, aplicamos la exoneración de denuncia y las demás medidas que prevé la ley. Mantenemos la suspensión durante el tiempo y bajo las condiciones legales; una decisión interna no sustituye el pronunciamiento judicial cuando este se requiere. Aplicamos estas reglas desde la publicación de esta política, en los términos de la Ley Estatutaria 2573 de 2026.

13. Contacto, avisos y cobranza

13.1 Canales de contacto

Nos comunicamos con usted por los canales que autorice entre WhatsApp, llamada, mensaje de texto, correo electrónico, correo físico y visita, y puede cambiar su elección en cualquier momento. Los avisos de los contratos se envían a los datos de contacto que usted registre, que debe mantener actualizados.

Seguimiento de los correos. En los correos que le envía el equipo de Weia podemos usar herramientas de seguimiento. Estas registran si el correo se abrió, cuántas veces y la fecha y hora de cada apertura, y los clics en sus enlaces, con su fecha y hora. Según la herramienta, registran también la dirección IP, el navegador y el sistema operativo del dispositivo con que se abre el correo o se hace clic. Usamos esta información para saber si nuestros mensajes llegan y se leen, para retomar a tiempo las conversaciones pendientes y, en los avisos de los contratos, los de cobranza y las notificaciones, para contar con evidencia adicional de su recepción. La apertura se detecta con una imagen que su programa de correo descarga al mostrar el mensaje, por lo que el registro puede no ser exacto: algunos programas descargan las imágenes aunque el correo no se abra, y otros las bloquean. No usamos estos registros en la evaluación de la sección 8 ni para elaborar perfiles, ni usamos la dirección IP para ubicarlo. Se lo indicamos en la firma o el pie de cada correo con seguimiento. Los proveedores de estas herramientas actúan como encargados de Weia, y algunos tratan los datos en otros países con las reglas de la sección 11. Conservamos estos registros por el plazo de la sección 16. Si prefiere que no hagamos este seguimiento, escríbanos a contacto@weia.com.co o por los demás canales de la sección 2.3 y lo desactivamos para su dirección, sin que eso afecte su relación con Weia ni el envío de los avisos de su contrato. También puede evitar el registro de las aperturas si bloquea la descarga automática de imágenes en su programa de correo.

13.2 Cobranza

Cuando gestionamos la cobranza, directamente o a través de terceros, aplicamos estas reglas:

a) Lo contactamos solo por los canales que usted autorizó.

b) Lo contactamos solo de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., y no lo contactamos los domingos ni los festivos.

c) No lo contactamos más de una vez en el mismo día ni por varios canales en una misma semana.

d) No contactamos a sus referencias personales, comerciales ni de otra índole, ni a sus familiares. A los codeudores y garantes los contactamos en esa calidad. Con el comprador de su cosecha solo tratamos lo que corresponde a su papel en el acuerdo de compra y en el mecanismo de pago.

e) No hacemos visitas de cobranza a su domicilio o lugar de trabajo, salvo cuando la obligación esté comprendida en una excepción legal, como la de las obligaciones de desarrollo agropecuario o rural, y usted las haya autorizado expresamente para ese fin. Verificamos y documentamos ambas condiciones antes de la visita.

f) No le preguntamos el motivo del incumplimiento. Podemos conversar con usted sobre alternativas de pago acordes con su situación financiera.

Las visitas de campo para el seguimiento del cultivo hacen parte de la ejecución del contrato, se coordinan con usted y no se usan para eludir estas reglas.

13.3 Mensajes comerciales

Solo le enviamos mensajes comerciales si los autorizó como finalidad accesoria, por los canales que autorizó y en los horarios que permite la ley. Para cada canal, incluidos el correo y la mensajería, verificamos las exclusiones, las preferencias y las autorizaciones aplicables, y consultamos el Registro de Números Excluidos cuando la regulación lo exige. Puede dejar de recibirlos en cualquier momento, por un medio sencillo y sin costo: respondiendo "BAJA" al mensaje, usando el enlace de baja o escribiendo a contacto@weia.com.co. Aplicamos la baja sin esperar el plazo de respuesta de un reclamo. Los avisos operativos no incluyen publicidad sin su autorización.

14. Sitio web, cookies y almacenamiento en el navegador

En el sitio web de Weia, el responsable de los datos es Foodment S.A.S. BIC. El aviso "Privacidad y cookies" y el formulario de contacto muestran, en la opción "Responsable y derechos", su identificación, su dirección, su correo electrónico, su teléfono y los derechos de los titulares, y enlazan esta política. Así tratamos los datos en el sitio:

Formularios. Cuando usted nos escribe por el formulario de contacto recibimos el perfil con el que se identifica, su nombre y su correo y, si los incluye, la empresa, el cargo, el teléfono y el mensaje, junto con el idioma y la página del sitio desde la que escribe. Usamos esos datos para responder su solicitud. Solo si usted lo autoriza por separado guardamos, junto con ella, la fuente, el medio y el nombre de la campaña del enlace por el que llegó, cuando corresponden a campañas de Weia, para medir qué comunicaciones generan solicitudes. Guardamos la prueba de cada autorización: fecha y hora, página, idioma, el texto completo que aceptó, la versión de esta política y un código derivado de su correo con una llave secreta, que nos permite encontrar esa prueba después de suprimir su solicitud. Le pedimos no incluir datos sensibles en el mensaje; si los envía y no son necesarios, los retiramos del trámite y los eliminamos de las copias bajo nuestro control. Evitamos recoger datos personales innecesarios en direcciones, etiquetas de campaña y eventos.

Analítica, solo si usted acepta. Si usted acepta en el aviso "Privacidad y cookies", usamos una herramienta de analítica que registra las páginas y secciones que visita y el tiempo en cada una, los clics y el desplazamiento, los pasos del formulario y el perfil que elige (sin lo que escribe), el sitio desde el que llegó y las etiquetas de campaña, el tipo de dispositivo y de navegador, y su ubicación aproximada, como el país, el departamento y la ciudad, que la herramienta estima a partir de su dirección IP sin guardarla. También reconoce sus próximas visitas mediante una cookie y el almacenamiento de su navegador, y graba sesiones con los campos del formulario y el mensaje de confirmación ocultos. La herramienta la presta un proveedor que actúa como encargado de Weia y trata los datos en Estados Unidos de América. Antes de aceptar, y después de rechazar o retirar su aceptación, la herramienta no se carga y no captura nada.

Su elección. Puede aceptar, rechazar o retirar su aceptación cuando quiera desde "Privacidad y cookies", al pie de cada página, y el sitio funciona igual. Al rechazarla o retirarla, la analítica se detiene de inmediato, también en las demás pestañas abiertas, y borramos de su navegador los identificadores de la herramienta. Su elección vale doce (12) meses; después le preguntamos de nuevo, y también si el aviso cambia. Para recordarla guardamos en su navegador la respuesta, la versión del aviso, la fecha y un código aleatorio, su "código de preferencia", que usted puede ver en "Privacidad y cookies". Para probarla guardamos en nuestros servidores la respuesta, la fecha y hora, el texto y la versión del aviso, el idioma y ese mismo código, que si usted acepta acompaña los datos de analítica. Puede pedirnos suprimir sus registros de analítica anteriores cuando podamos localizarlos, por ejemplo con ese código, sin que le exijamos información excesiva.

Conteo agregado. Para saber cómo se usa el sitio sin identificar a nadie, sumamos cantidades independientes por períodos. Por día contamos las visitas a cada página y las entradas al sitio según la página de llegada, según la plataforma desde la que se llega, de una lista cerrada que incluye buscadores, redes sociales, mensajería y el acceso directo, y según el tipo de pantalla (celular, tableta o computador). Por mes contamos las entradas según el país, que estima nuestro proveedor de infraestructura a partir de la conexión, como parte de la entrega del sitio; el conteo no lee ni guarda la dirección IP. Al cerrar cada período agrupamos las cifras menores de cinco (5) en un período o una categoría más amplios, y suprimimos las que sigan siendo menores de cinco. Solo consultamos los totales de períodos cerrados. No guardamos registros individuales, secuencias, horas, campañas, acciones dentro de las páginas ni contenidos del formulario. No usamos cookies, huellas ni identificadores, no leemos el tipo de navegador ni otros datos que permitan reconocerlo, y no contamos visitantes únicos ni visitas repetidas. No relacionamos los totales entre sí ni con solicitudes, autorizaciones o registros de seguridad, y no enviamos eventos individuales a servicios externos de analítica. Esto es distinto del tratamiento técnico necesario para entregar y proteger el sitio, descrito más adelante en esta sección.

Entrega y seguridad del sitio. Para entregar las páginas y proteger el sitio, nuestros proveedores de alojamiento y seguridad procesan datos técnicos de cada solicitud, como la dirección IP, el navegador y la página solicitada, y conservan por un tiempo limitado sus propios registros de las solicitudes, con datos como la hora, la página y el país estimado. Si una visita debe verificarse, el sistema de seguridad puede guardar una cookie técnica que recuerda que la verificación se superó. El formulario usa controles propios contra los envíos automatizados, que funcionan en el propio sitio y no usan servicios de verificación de terceros, y limitamos el número de envíos del formulario por dirección IP para prevenir abusos. Fuera de la analítica que usted acepte y del país estimado que usa el conteo agregado, no usamos esos datos ni esos registros para medir el uso del sitio.

Píxeles y contenido de terceros. El sitio no usa píxeles publicitarios ni contenido incrustado de redes sociales. Si los incorporamos, lo informaremos en esta sección y solo los activaremos si usted los acepta.

Idioma. El idioma se determina por la dirección de la página; el sitio no guarda una preferencia de idioma en su navegador.

Esto es lo que el sitio puede guardar en su navegador:

En las plataformas de Weia, como la de trazabilidad, usamos cookies técnicas de sesión y de seguridad para mantener su sesión activa, y algunas páginas cargan mapas de un proveedor externo, que recibe datos técnicos de su navegador.

15. Seguridad de la información

Weia protege los datos personales con medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo, entre ellas:

a) Acceso restringido por roles a los colaboradores y encargados que lo necesitan, con obligaciones de confidencialidad.

b) Cifrado de la información en tránsito y cifrado en reposo de las bases de datos en la infraestructura de nuestros proveedores.

c) Seudonimización o cifrado de los datos que lo requieren, como los números de documento y las cuentas bancarias.

d) Separación entre lo que se registra en tecnologías de registro distribuido y las llaves y los valores que permiten leerlo o asociarlo a una persona (sección 9).

e) Registro de los eventos de seguridad y de operación necesarios, con acceso restringido, plazos definidos y la menor cantidad de datos posible; tratamos como datos personales los identificadores que permitan asociar un registro a una persona. Copias de respaldo.

f) Contratos con los encargados que les exigen seguridad, confidencialidad y aviso de incidentes.

g) Un procedimiento para atender incidentes de seguridad, que incluye informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la ley lo exige y avisar a los titulares afectados cuando exista un riesgo para ellos.

Ninguna medida de seguridad es infalible. Si usted detecta un riesgo, avísenos a contacto@weia.com.co.

16. Conservación de los datos y vigencia de las bases de datos

Conservamos los datos personales durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades de esta política y los plazos que fija la ley. Cumplido ese tiempo, los suprimimos o los anonimizamos. El plazo de diez (10) años se aplica a los libros y papeles de comercio que correspondan; los demás datos se conservan según su finalidad, sin extender ese plazo de forma automática. Los plazos incluyen las copias en el correo y en otros sistemas. Las copias de respaldo de la base de datos del sitio web se sustituyen en un máximo de treinta (30) días. En los demás sistemas se aplican los plazos de conservación y las medidas de supresión que corresponden a cada clase de información. Los respaldos quedan restringidos y, si se restauran, volvemos a aplicar las supresiones. Estos son los plazos generales:

Información	Plazo de conservación
Contratos, facturas, pagos, contabilidad, cobranza y demás papeles del comerciante	Diez (10) años desde el último asiento, documento o comprobante, conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Pruebas de las autorizaciones y modelos de avisos	Durante el tratamiento. Después, solo la evidencia mínima necesaria para atender responsabilidades: dos (2) años para los contactos del sitio web y las elecciones sobre la analítica, y el plazo del expediente para las relaciones contractuales. Los textos y avisos se conservan al menos mientras existan pruebas que remitan a ellos.
Verificación de identidad	Con el expediente del contrato, para atender reclamaciones, incluidas las de suplantación.
Resultados de antecedentes y de listas restrictivas	El resultado y la decisión, con el expediente de la operación. El informe completo, solo mientras se necesite para decidir y durante la relación.
Datos biométricos	Weia no los conserva. El proveedor los elimina cuando termina la verificación, salvo una obligación legal específica, y Weia conserva evidencia del borrado.
Información de operadores de información	Mientras se necesite para la evaluación y la relación. Los reportes, durante los plazos de la Ley 1266 de 2008.
Mensajes, notas de voz, fotos y reportes de seguimiento, incluidos los satelitales	Con el expediente del contrato al que sirven de evidencia.
Prospectos que no se vinculan	Veinticuatro (24) meses desde su última comunicación con Weia. Los mensajes automáticos o enviados por Weia no reinician ese plazo.
Datos de evaluación y versiones del modelo	Con el expediente del contrato. Los modelos, mientras deban poder auditarse.
Llaves y valores secretos de los registros en tecnologías de registro distribuido	Diez (10) años desde el cierre del contrato al que corresponden, y luego se destruyen (sección 9.6).
Solicitudes recibidas por el sitio web	Veinticuatro (24) meses desde su recepción, incluidas las copias del correo. Si comienza una relación, conservamos solo la información necesaria en su expediente.
Analítica web, si la acepta	Los datos de navegación, hasta veinticuatro (24) meses desde su captura; al finalizar ese plazo los suprimimos, también en los sistemas del proveedor. Las grabaciones de sesión se configuran para vencer a los treinta (30) días de su captura; su supresión por el proveedor no es inmediata al vencimiento y puede tener un breve retraso. Weia verifica su ejecución y gestiona los retrasos, sin ampliar el plazo de uso de las grabaciones.
Totales del conteo agregado del sitio web	No contienen datos personales. Se conservan mientras sirvan para medir el uso del sitio.
Grabaciones, transcripciones, resúmenes y notas de reuniones y llamadas	Hasta veinticuatro (24) meses desde la reunión. Si documentan acuerdos o hechos que sirven de evidencia de un contrato o de una reclamación, la parte necesaria se conserva con el expediente correspondiente y por su plazo.
Registros de seguimiento de los correos	Hasta doce (12) meses desde el envío del correo. La constancia que sirva de evidencia de un aviso o de una notificación se conserva con el expediente correspondiente y por su plazo.
Listas de mensajes comerciales	Hasta que usted retire su autorización. Conservamos un registro mínimo para no volver a contactarlo.
Datos para futuras temporadas, si lo autoriza	Hasta tres (3) años desde la terminación de la relación, o hasta que retire su autorización.
Imagen, voz, testimonios y recreaciones con inteligencia artificial, si lo autoriza	Mientras se usen en piezas de comunicación y hasta que retire su autorización. Al retirarla detenemos los usos nuevos, retiramos las piezas de los medios bajo nuestro control y gestionamos el retiro con otros destinatarios cuando corresponda.
Medición de impacto, si lo autoriza	Mientras dure la relación o hasta que retire su autorización. Los resultados agregados se conservan sin datos personales.
Fotos, notas de voz y conversaciones para entrenar modelos, si lo autoriza	Hasta que retire su autorización. Para los modelos ya entrenados evaluamos si conservan datos personales o permiten recuperarlos, aplicamos las medidas necesarias para atender sus derechos y le explicamos esas medidas y sus límites.
Candidatos no seleccionados	Hasta el final del proceso, o doce (12) meses si autoriza conservar su hoja de vida.
Colaboradores	Los plazos que fijan las normas laborales, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo.
Accionistas e inversionistas	Mientras tengan esa calidad y diez (10) años más, o el plazo mayor que exija la ley aplicable a cada sociedad.

Si una obligación legal o contractual exige conservar ciertos datos, conservamos solo esos datos, para ese fin y por el plazo necesario, y suprimimos los demás cuando corresponda (sección 17.6).

Vigencia de las bases de datos. Las bases de datos de Foodment S.A.S. BIC y de Foodment Inc. estarán vigentes mientras cada sociedad desarrolle su objeto social, y los datos que contienen se conservarán por los plazos de esta sección.

17. Sus derechos y cómo ejercerlos

17.1 Sus derechos

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización que otorgó, salvo cuando la ley no la exige.

c) Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que hemos dado a sus datos.

d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante Weia.

e) Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

f) Acceder de forma gratuita a sus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie sustancialmente. La consulta de su información financiera, crediticia, comercial y de servicios es gratuita en toda ocasión y por todos los medios.

g) Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.

h) Oponerse en cualquier momento a las finalidades accesorias, sin perder el servicio.

i) Recibir una explicación clara y comprensible de las razones principales de cualquier resultado desfavorable de la evaluación, incluido el que se apoye en el modelo o en otras herramientas automatizadas, y aportar la información que considere útil para que Weia pueda revisarlo (sección 8.2).

17.2 Quién puede ejercerlos

Pueden ejercerlos el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación; y la persona a favor de quien el titular haya estipulado. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes los ejercen sus representantes legales.

17.3 Cómo presentar su solicitud

Escríbanos por cualquiera de los canales de la sección 2.3 con esta información:

a) Su nombre y el tipo y número de su documento de identidad, o la información que permita identificarlo en nuestras bases de datos.

b) Lo que solicita y, si es un reclamo, los hechos y los documentos que quiera hacer valer.

c) El medio por el que quiere recibir la respuesta.

Los mecanismos para ejercer sus derechos son gratuitos y de fácil acceso. No le pediremos más información de la necesaria para identificarlo y responderle, ni copia de su documento cuando basten datos menos invasivos. Si actúa en nombre de otra persona, acredite la representación. Si reside fuera de Colombia, puede usar los mismos canales.

17.4 Consultas

Respondemos las consultas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde que las recibimos. Si no es posible, le explicamos el motivo antes de que venza ese plazo y le respondemos en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles adicionales.

17.5 Reclamos

Si usted considera que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que incumplimos la ley o esta política, puede presentar un reclamo:

a) Si el reclamo está incompleto, se lo informamos dentro de los cinco (5) días siguientes a recibirlo para que lo complete. Si pasan dos (2) meses desde ese aviso sin que lo complete, entendemos que desistió.

b) Cuando el reclamo está completo, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles marcamos sus datos con la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, mientras lo resolvemos.

c) Respondemos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a recibir el reclamo completo. Si no es posible, le explicamos el motivo antes de que venza ese plazo y le respondemos en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles adicionales.

d) Si no somos competentes para resolver un reclamo, lo trasladamos a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y se lo informamos.

e) Los reclamos sobre información financiera, crediticia, comercial y de servicios reportada a operadores de información siguen el procedimiento especial de la sección 12.4.

17.6 Revocatoria y supresión

Puede revocar su autorización o pedir la supresión de sus datos en cualquier momento. Si una obligación legal o contractual exige conservar ciertos datos, por ejemplo mientras existan obligaciones a su cargo derivadas de un contrato de los programas, conservamos solo esos datos, para ese fin y por el plazo necesario, y suprimimos los demás cuando corresponda. Le explicamos qué información conservamos, qué obligación lo exige y por cuánto tiempo. Esto no impide retirar las autorizaciones para finalidades accesorias, que aplicamos sin afectar el servicio. La supresión frente al registro distribuido se atiende como indica la sección 9.6.

17.7 Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Usted puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite de consulta o de reclamo ante Weia.

18. Reorganizaciones, cesiones y cambios de control

Si Foodment S.A.S. BIC o Foodment Inc. se fusionan, se escinden, se transforman o cambian su denominación, si se vende o se cede total o parcialmente su negocio, o si cambia su control, los datos personales pueden pasar a la sociedad resultante o al adquirente, que solo podrá tratarlos para las finalidades de la política vigente al momento del cambio. Le informaremos el cambio de responsable antes de que se implemente, por los datos de contacto que tengamos. Si el nuevo responsable quiere usar los datos para finalidades nuevas, deberá pedir su autorización.

Las cesiones, ventas, endosos y garantías sobre los derechos económicos de los contratos, propias de la operación ordinaria de los programas, se rigen por la sección 6.2 (finalidad 12) y la sección 10.2. Estas operaciones no implican por sí solas que Weia deje de ser responsable de los datos que conserva. El cesionario o financiador que decida sobre el uso de los datos que recibe actúa como responsable de ese tratamiento y cumple sus propios deberes de información y protección. La entrega se limita a lo necesario y a las finalidades autorizadas o permitidas por la ley.

En la evaluación previa de estas operaciones compartimos información anonimizada o seudonimizada por regla general, con acceso escalonado y registrado, e información identificada solo cuando es indispensable, bajo acuerdos de confidencialidad y con la obligación de devolverla o destruirla si la operación no se concreta, salvo lo que la ley obligue a conservar. Si el adquirente está fuera de Colombia, se aplican también las reglas de la sección 11.

19. Referencias a esta política, cambios y versiones

19.1 Referencias en contratos y otros documentos

Los contratos, anexos, autorizaciones, avisos de privacidad, formularios y demás documentos de Weia que se refieren al tratamiento de datos personales remiten a la Política de Tratamiento de Datos Personales vigente de Foodment S.A.S. BIC y Foodment Inc., es decir, a la versión publicada en cada momento en el sitio web de Weia, hoy weia.com.co/politica-de-datos. Esa remisión comprende las referencias a la política de "Weia", de "WËIA", de "Foodment" o de sus titulares de marca que contengan los documentos firmados antes de esta versión. Esta referencia permite localizar la versión vigente: no modifica por sí sola los contratos ni amplía las autorizaciones anteriores. Si un documento establece otra regla de incorporación o de alcance, se examinan esa regla y la autorización efectivamente otorgada. La actualización no autoriza finalidades nuevas ni plazos de conservación innecesarios para datos antiguos (sección 19.3).

19.2 Cambios a esta política

Weia puede actualizar esta política para reflejar cambios en la ley, en sus servicios o en sus procesos. Los cambios sustanciales, como los que se refieren a la identidad del responsable o a las finalidades, se comunicarán por los canales de contacto que tengamos y en el sitio web antes de aplicarlos. Cuando un cambio implique una finalidad nueva, Weia pedirá la autorización que exija la ley antes de usar los datos para esa finalidad.

19.3 Datos recogidos antes de esta versión

Los datos recogidos con autorizaciones anteriores a esta versión solo se usan para las finalidades que se informaron al recogerlos. Para las finalidades nuevas de esta versión, Weia pedirá una nueva autorización antes de usarlos. Las demás reglas de esta política, como las de derechos, seguridad y conservación, se aplican a todos los datos desde su entrada en vigencia. Antes de seguir usando información histórica verificamos su habilitación; cuando no exista una autorización demostrable ni otra habilitación legal, detenemos su uso y resolvemos su regularización o su supresión, sin presumir consentimiento por la publicación de esta versión. Las versiones anteriores de esta política se conservan en nuestros registros y se entregan a quien las pida por los canales de la sección 2.3, para que usted conozca las reglas informadas en cada momento.

19.4 Control de versiones

Estas son las versiones de esta política:

20. Vigencia

Esta versión se publica el 26 de octubre de 2026 y se aplica desde esa fecha a los datos que se recojan a partir de ella. Para los datos recogidos antes, rige desde el 25 de noviembre de 2026, después de comunicarla a los titulares por los canales de contacto que tengamos. Reemplaza la política que rige desde el 1 de abril de 2022. Está disponible en weia.com.co/politica-de-datos, en inglés en weia.com.co/en/privacy-policy, y puede pedirse por los canales de la sección 2.3. La versión en inglés es una traducción; en caso de diferencia, prevalece la versión en español.

Jairo Andrés Burgos Guerra

Representante legal de Foodment S.A.S. BIC y presidente ejecutivo de Foodment Inc.